Após a sensibilização dos atores municipais é preciso que o Conselho de Saúde, defina os seguintes aspectos.
a)Data e local do evento: a escolha deve ser feita com no mínimo um mês de antecedência, e levando em conta o número de delegados e a capacidade financeira;
b)Número de Delegados: deve ser o mais representativo possível. Contudo uma conferência com menos de 50 Delegados, mesmo para município de pequeno porte, é pouco representativa. Tomar por base o número de instituições dos usuários para propor o número de delegados, caso não tenha associações fazer pré-conferência e tirar os delegados. Após a listagem dos delegados dos usuários, devem ser listados os dos prestadores, pois os 25% de profissionais de saúde garantem a paridade deste grupo;
c)Temário: deve se definir o tema central e os subtemas, que devem estar relacionados aos problemas e propostas de mudanças de mudança do sistema de Saúde no Município. As conferências nacionais, sempre trabalharam com temas relacionados a: Modelo Assistencial, Gestão, Financiamento, Organização da Atenção e Ações Intersetoriais;
d)Palestrantes: podem ser convidadas pessoas de fora da cidade, contudo estas devem ter conhecimento da realidade local e facilidade para falar para grupos mistos ( devido ao baixo índice de escolaridade). É importante privilegiar também as pessoas da comunidade, aproveitar as experiências do município...
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